Как избавиться от неэффективных митингов?

О неэффективной трате времени на митингах не писал только ленивый. За последние пару лет я поучаствовал в несчетном количестве митингов, поэтому у меня было достаточно “сырых данных” для размышлений на эту тему. И недавно мне пришла на ум интересная идея, которой я хотел бы поделиться с другими, а возможно и опробовать ее на практике в разных контекстах. Может кто-то уже применял сходный подход в своей работе.

Сначала минутка истории. До работы в большой компании на позиции Senior Delivery Manager я вообще не понимал зачем люди используют рабочие календари в Outlook. Ведь о митинге можно договориться в чате, а командные встречи все и так знают когда проходят. Но в большой компании митингов много, очень много, ужасающе много… И тогда ты начинаешь понимать преимущества общего календаря, ведь удержать такое количество митингов в голове просто невозможно.


Но подобные инструменты приносят много новой боли. К примеру, любой может найти те немногие оставшиеся “дырочки” в календаре и засунуть туда свою “очень важную” встречу. И даже не подумать о том, что прямо до этого у тебя был другой насыщенный митинг на 2-3 часа без возможности даже сходить в туалет. Ведь календарь позволяет так сделать и люди этим пользуются. Опытные пользователи через некоторое время начинают резервировать слоты для ланча и отдыха, потому что иначе рискуют остаться голодными или перейти на подгузники. 🙂

В чем корень проблемы? Мне кажется, что он в слишком простом добавлении человека на митинг. Задумал ты организовать обсуждение какого-то вопроса и думаешь кого позвать. А почему бы не позвать всех? Ведь для этого всего-то нужно их добавить в специальное поле и убедиться что у всех это время свободно. Готово! А получив приглашение на важное обсуждение, мало кто так просто возьмёт и откажется. Кто-то из уважения, кто-то из любопытства, кто-то чтобы скоротать рабочее время, кто-то из чувства собственной важности, но большинство примут приглашение и придут на митинг.

А что, собственно говоря, плохого? Стоимость! Чем больше участников вы привлекаете, тем дороже становится митинг. Есть прямая стоимость в виде количества человеко-часов, потраченных участниками, а есть дополнительная в виде замедленных коммуникаций и временных буферов. Замедленная коммуникация выражается в понижении эффективности обсуждения при увеличении размера группы. Чем больше людей, тем больше бесполезной активности появляется на митинге, становится тяжелее удерживать фокус и достигать целей. Временные буферы – это дополнительное время, которое участники резервируют до или после митинга с целью “быть вовремя” или “вернуться в рабочий контекст”. И стоимость становится ещё больше…

Давайте прикинем сколько стоит провести часовой митинг на 10 человек. Для этого возьмём средний рейт $40 в час и посчитаем. $400 будет стоить “чистое время”, на замедление и буфера внесём поправку в 30% (по практическим наблюдениям это очень оптимистично). Выходит $520. Забавно, если этот митинг собирался для обсуждения увеличения нагрузки на CI сервер и принятия решения о покупке ещё одного билд-агента за $400. 🙂 А сколько стоит двухчасовой таун-холл на проекте в 100 человек? $10400 и это без учёта транспортных расходов для сбора всех в одной локации. “Отличная” инвестиция! Привет проводящим подобные мероприятия 2 раза в месяц! 😉

Что с этим всем делать и как начать избавляться от подобных растрат? Я подумал, что очень сильно могут помочь 2 шага:

  • Первый шаг обязует создающего митинг просчитать его стоимость по оговорённой заранее формуле, используя реальную информацию о приглашённых участниках. Эта стоимость должна присутствовать в названии митинга и меняться по мере изменения состава участников. В идеале, для этого можно написать плагин к Outlook, но лучше не стоит, потому что создать митинг не должно быть просто!
  • Второй шаг заключается во введение квот на митинги для разных ролей в компании. Чем выше позиция человека, тем больше людей он потенциально имеет право пригласить, НО тем меньше в его распоряжении времени на такие митинги. К примеру, разработчик не может собирать больше 3 человек, тимлид не больше 6, а менеджер не больше 10, но на 2 часа в неделю. Тогда для организации более масштабного митинга тебе нужно его “продать наверх” и донести пользу, которая потенциально покроет затраты.

Эти два простых принципа могут кардинально улучшить вашу жизнь и сэкономить кучу денег, повысить эффективность и уровень подготовки митингов, а также усилить фокус на работе за счёт меньшего числа прерываний. Основной смысл в том, что создавать митинги должно быть сложно и сложность должна пропорционально расти в зависимости от количества участников.

Ради интереса, я провёл эксперимент и просчитал показатели затрат для исторических данных из моего календаря за один месяц, а потом наложил фильтр по ограничениям. В результате около 40% митингов оказались заведомо экономически необоснованными, а ещё 25% обрезались после этого за счёт квот. Что думаете по поводу таких изменений? Готовы попробовать?

Обсуждение (6)

Слот обычно по умолчанию как раз 30 минут.

Очень неуверен, дорогой guest, что достижения оправдывают описанные вложения. Просто никто особо это к $ не прикладывает, поэтому и не парится. 🙂

У митингов типа “двухчасовой таун-холл на проекте в 100 человек” могут быть совершенно другие цели, которые наверняка достигаются ) и даже в той компании, где у тебя есть опыт “на позиции Senior Delivery Manager” ))

мало кто думает про продолжительность митинга, она по умолчанию равна одному часу. Если уменьшить это до 30 минут, то можно сэкономить половину бюджета 🙂

Давайте соберем митинг чтобы обсудить рентабельность митингов

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *