Конференция JEEConf глазами организаторов. Часть 1.

Я уже давно ничего не писал на сайте. И это вовсе не оттого, что написать было нечего. Просто все свободное время уходило на организацию нашей очередной конференции. На этот раз мы взялись за организацию конференции для Java практиков JEEConf, которая прошла 21 мая в Киеве. Это уже вторая наша конференция и думаю многим интересно заглянуть за кулисы подготовки.

Началось все достаточно давно с идеи организовать мероприятие, на которое собрались бы реальные практики Java-разработки для общения и обмена опытом. Ведь практически все Java-сообщества давно умерли. Что было очень странно и обидно – ведь разработчиков на Java становится все больше и спрос на рынке труда неимоверный. А ведь раньше у нас был свой JUG, который время от времени собирал многочисленную аудиторию. На одном из таких мероприятий я познакомился с TeamCity и Лешей Солнцевым. Оказалось, что эта идея появилась не только у меня. Мы быстро отыскали единомышленников и было решено начинать подготовку к конференции, дату проведения которой запланировали на май.

Опыт проведения конференции Selenium Camp подсказывал, что мы можем собрать 300-400 человек, но для этого нужно подготовить действительно интересную программу. Задача была не из легких. Оказалось, что многие зарубежные докладчики имеют заполненное расписание на полгода вперед и при всем желании не могут принять участие в нашем мероприятии. Вторая проблема была в практичной направленности докладов. Мы отбирали только те доклады, которые не представляли из себя сухую теорию или рекламу продукта. Таких было совсем немного. Из российских конференций JavaOne наше внимание привлекли только 3 доклада. Пришлось самим стать примером и разместить первые заявки в предварительную программу конференции. Дальше пошло проще. По мере того, как программа пополнялась и о конференции узнавало все больше людей, к нам поступали заявки на участие от докладчиков различного уровня. Параллельно мы вели активный поиск среди известных зарубежных докладчиков. Получившаяся программа является результатом больших усилий нескольких человек. Просим не обижаться всех тех, кому мы отказали и не приняли заявку на выступление.

Мы хотели сделать эту конференцию доступной для всех, поэтому стоимость участия была установлена минимально возможной. Ранняя регистрация проходила по цене 370 гривен. В дополнение, мы предоставляли 50% скидку для студентов и 10% групповую скидку. Те, кто поверил в нас и зарегистрировался в самом начале пути, смогли попасть на конференцию очень дешево. Но даже в самом конце, перед датой проведения конференции, стоимость участия была вполне демократичной – 600 гривен. Для уровня зарплат Java-разработчиков и масштаба мероприятия данная цена не должна была представлять сложности для большинства участников.

Спонсоры не сразу стали принимать участие. Мы получили первые предложения только после того, как они убедились в серьезности наших намерений. Постепенно у конференции появились генеральный, 4 Java и 3 золотых спонсора. Ведущие компании Украины в сфере разработки поддержали наше начинание и помогли сделать эту конференцию еще лучше. Но, зная ситуацию на рынке труда, мы заведомо приняли решение о нераспространении информации об участниках. Поэтому вся информация, предоставленная при регистрации, останется в секрете и будет использоваться организаторами только для коммуникации по поводу участия в конференции.

Очередная проблема стала перед нами, когда мы поняли, что наш план начинает работать и количество участников будет на предполагаемом уровне. Дело в том, что в Киеве практически нет мест, которые могут комфортно принять такое количество человек. Ведь одними из главных критериев для нас были наличие нескольких больших залов (3 больших сцены и зал для командной разработки), а также удобное расположение относительно транспортных развязок. Выбор пал на МВЦ (Международный Выставочный Центр) на станции метро Левобережная. Он расположен недалеко от метро и всего в нескольких станциях езды от центра города. Масштаб и уровень проводимых в МВЦ мероприятий давали нам уверенность в высоком уровне сервиса. В принципе, мы не ошиблись. За исключением небольших неудобств, о которых мы обязательно расскажем, наш выбор полностью оправдал себя.

Стоит отметить, что мы рассмотрели все отзывы и анкеты обратной связи с конференции Selenium Camp и провели серьезную ретроспективу. Результатом ее стал список проблем и конкретных шагов, которые предотвратят их появление в будущем. Мы никогда не забывали про этот список при подготовке, что позволило избежать многих ошибок.

Итак, день проведения конференции становился все ближе и ближе. Каждый участник получил билет, по которому осуществлялся контроль на регистрации. Мы до последнего давали возможность желающим зарегистрироваться и оплатить участие в конференции, стремясь никого не обидеть и собрать действительно всех желающих. Надеемся, никто не остался обиженным.

20 мая был особенно непростым днем. Весь вечер мы трудились над подготовкой места проведения: устанавливались стенды компаний-спонсоров, подготавливалась утренняя кофе-пауза, собирались пакеты участников, устанавливалось оборудование в залах и так далее. В этой работе нам помогала бравая команда волонтеров. Волонтерам хочется сказать отдельное спасибо. Они работали не просто как отдельно взятые люди, а как сплоченная команда. Мы очень рады, что удалось построить такую команду. Их помощь в подготовке просто неоценима. Надеемся, им тоже понравилось работать с нами и это далеко не последнее мероприятие с их участием. Трудились все до позднего вечера и довольные результатами разъехались по домам. Завтра предстояла проверка наших усилий…

Обсуждение (0)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *