О неэффективной трате времени на митингах не писал только ленивый. За последние пару лет я поучаствовал в несчетном количестве митингов, поэтому у меня было достаточно “сырых данных” для размышлений на эту тему. И недавно мне пришла на ум интересная идея, которой я хотел бы поделиться с другими, а возможно и опробовать ее на практике в разных контекстах. Может кто-то уже применял сходный подход в своей работе.

Сначала минутка истории. До работы в большой компании на позиции Senior Delivery Manager я вообще не понимал зачем люди используют рабочие календари в Outlook. Ведь о митинге можно договориться в чате, а командные встречи все и так знают когда проходят. Но в большой компании митингов много, очень много, ужасающе много… И тогда ты начинаешь понимать преимущества общего календаря, ведь удержать такое количество митингов в голове просто невозможно.

Но подобные инструменты приносят много новой боли. К примеру, любой может найти те немногие оставшиеся “дырочки” в календаре и засунуть туда свою “очень важную” встречу. И даже не подумать о том, что прямо до этого у тебя был другой насыщенный митинг на 2-3 часа без возможности даже сходить в туалет. Ведь календарь позволяет так сделать и люди этим пользуются. Опытные пользователи через некоторое время начинают резервировать слоты для ланча и отдыха, потому что иначе рискуют остаться голодными или перейти на подгузники. 🙂

В чем корень проблемы? Мне кажется, что он в слишком простом добавлении человека на митинг. Задумал ты организовать обсуждение какого-то вопроса и думаешь кого позвать. А почему бы не позвать всех? Ведь для этого всего-то нужно их добавить в специальное поле и убедиться что у всех это время свободно. Готово! А получив приглашение на важное обсуждение, мало кто так просто возьмёт и откажется. Кто-то из уважения, кто-то из любопытства, кто-то чтобы скоротать рабочее время, кто-то из чувства собственной важности, но большинство примут приглашение и придут на митинг.

А что, собственно говоря, плохого? Стоимость! Чем больше участников вы привлекаете, тем дороже становится митинг. Есть прямая стоимость в виде количества человеко-часов, потраченных участниками, а есть дополнительная в виде замедленных коммуникаций и временных буферов. Замедленная коммуникация выражается в понижении эффективности обсуждения при увеличении размера группы. Чем больше людей, тем больше бесполезной активности появляется на митинге, становится тяжелее удерживать фокус и достигать целей. Временные буферы – это дополнительное время, которое участники резервируют до или после митинга с целью “быть вовремя” или “вернуться в рабочий контекст”. И стоимость становится ещё больше…

Давайте прикинем сколько стоит провести часовой митинг на 10 человек. Для этого возьмём средний рейт $40 в час и посчитаем. $400 будет стоить “чистое время”, на замедление и буфера внесём поправку в 30% (по практическим наблюдениям это очень оптимистично). Выходит $520. Забавно, если этот митинг собирался для обсуждения увеличения нагрузки на CI сервер и принятия решения о покупке ещё одного билд-агента за $400. 🙂 А сколько стоит двухчасовой таун-холл на проекте в 100 человек? $10400 и это без учёта транспортных расходов для сбора всех в одной локации. “Отличная” инвестиция! Привет проводящим подобные мероприятия 2 раза в месяц! 😉

Что с этим всем делать и как начать избавляться от подобных растрат? Я подумал, что очень сильно могут помочь 2 шага:

• Первый шаг обязует создающего митинг просчитать его стоимость по оговорённой заранее формуле, используя реальную информацию о приглашённых участниках. Эта стоимость должна присутствовать в названии митинга и меняться по мере изменения состава участников. В идеале, для этого можно написать плагин к Outlook, но лучше не стоит, потому что создать митинг не должно быть просто!
• Второй шаг заключается во введение квот на митинги для разных ролей в компании. Чем выше позиция человека, тем больше людей он потенциально имеет право пригласить, НО тем меньше в его распоряжении времени на такие митинги. К примеру, разработчик не может собирать больше 3 человек, тимлид не больше 6, а менеджер не больше 10, но на 2 часа в неделю. Тогда для организации более масштабного митинга тебе нужно его “продать наверх” и донести пользу, которая потенциально покроет затраты.

Эти два простых принципа могут кардинально улучшить вашу жизнь и сэкономить кучу денег, повысить эффективность и уровень подготовки митингов, а также усилить фокус на работе за счёт меньшего числа прерываний. Основной смысл в том, что создавать митинги должно быть сложно и сложность должна пропорционально расти в зависимости от количества участников.

Ради интереса, я провёл эксперимент и просчитал показатели затрат для исторических данных из моего календаря за один месяц, а потом наложил фильтр по ограничениям. В результате около 40% митингов оказались заведомо экономически необоснованными, а ещё 25% обрезались после этого за счёт квот. Что думаете по поводу таких изменений? Готовы попробовать?