Давно порывался опубликовать свои мысли на данную тему, да все не хватало времени. Окончательно меня “спровоцировал” Тимофей Евргашин переводом речи Джейсона Фрайда в своей статье “Почему работа не делается на работе”. Я больше буду говорить не о состоянии потока, когда ничего не мешает вашей работе, и даже не о многозадачности, которая является скрытым злом. Для меня это вещи, которые каждый человек может исправить в своей персональной рабочей среде. С многозадачностью самое главное понять, в чем конкретно ее проблема и поверить в факт, что многозадачность губит ваше время и порождает стресс. Дальше для борьбы с ней активизируются такие техники, как GTD (Getting Things Done) или Pomodoro. Детальное описание каждой из техник не является темой этой статьи, особо любопытные могут послушать мой доклад с одной из конференций “Effective time management with Pomodoro technique”. С внешними раздражителями еще проще – их нужно отслеживать и устранять. У кого-то постоянно звонит телефон – попросите поставить его в беззвучный режим, у вас постоянно что-то обсуждают в комнате – попросите обсуждать в другом месте, работайте в наушниках или попросту переселитесь в другую комнату. Вообщем, на каждую такого рода проблему есть свое решение.

Я же давно задумываюсь зачем офис нужен в принципе. Сначала немного об извечных проблемах урбанизации и жизни в большом городе. Каждый из нас где-то живет, у кого-то есть собственное жилье, другие снимают жилье в аренду или живут у родственников, знакомых, друзей. И вот мы, каждое утро выбираемся из своего уютного (я надеюсь) жилья, одеваем на себя “костюм айтишника” и устремляемся в офис на встречу с такими же работниками как мы. Но не так все просто. По дороге мы чаще всего попадаем в пробки, которые вызваны количеством таких же желающих поскорее добраться на работу. Даже если пробок нет, то не так часто получается жить совсем рядом с работой, поэтому у нас уходит некоторое время (иногда очень большое) на дорогу в “милый офис”. Давайте задумаемся, что происходит в это время с нашим жилищем? Да ничего, оно просто пустует и ждет нашего возвращения. Получается, что на каждого человека в городе построено как минимум несколько мест: жилье, рабочее место, развлекательные заведения, магазины, парковки и так далее. Но мы не можем раздвоиться и быть в разных местах одновременно. Как результат, некоторые места используются только время от времени. Но место они в городе занимают постоянно. Отсюда катастрофическая нехватка места для новых дорог, развязок, мостов и, как следствие, еще большие пробки. Чем людей становится больше, тем ситуация становится хуже.

Давайте рассмотрим день одного из нас с точки зрения действий, направленных на работу (прямо или косвенно), и проанализируем их. Время, потраченное на активности, взято из личных наблюдений за знакомыми и друзьями. Итак, поехали! Утром мы просыпаемся и начинаем собираться на работу (30-40 минут). Далее следует дорога в офис (1 час) и “акклиматизация” в офисе – питье чая с дороги, приветствие коллег, перекур и прочее (15 минут). Дальше следует рабочий день (8 часов) и дорога домой (все тот же 1 час). Итого времени на работу тратится 11 часов, из которых 8 часов – это именно сама работа. Эффективность данного процесса около 70%. И это далеко не самый печальный случай. С точки зрения Lean тут есть множество бесполезных потерь, которые мешают процессу быть действительно эффективным. Почему же никто их не пытается устранить? Ведь имея больше свободного времени, мы бы могли больше спать, не торопиться, испытывать меньше стресса и, в конце концов, лучше работать.

Но не все так просто. Для этого требуются дополнительные усилия. Кажущаяся простота удаленной работы приводит к пагубным последствиям. Думаю, что это смогли ощутить на себе все, кто работал с удаленной командой. Давайте копнем глубже и постараемся выяснить, чего нам не хватает при удаленной работе. Во-первых ощущения присутствия других людей. Самый лучший канал коммуникации – лицом к лицу около инструмента для визуализации своих идей (доска или бумага). Заменить его очень трудно, но можно. Меня бы вполне устроила постоянная видео-конференция. При чем такая, чтобы я мог видеть всех членов команды. Обязательно к этой конференции должна быть возможность рисовать и писать на общем источнике, который всем виден. Это может быть визуальная доска. Почему же мы такого не делаем? Ответ прост – для этого необходимо оборудование (большой экран, удобный микрофон, колонки) и высокоскоростной интернет. А на него никто не хочет тратить деньги из бюджета компании. Но дома у вас с этим не будет проблем. Многие уже имеют дома достаточно большой телевизор, колонки и домашний компьютер (у многих ноутбук), подключенный к высокоскоростному интернету. А даже если у кого-то и нет, то компания может предоставить указанное оборудование на сэкономленные деньги (детальнее об экономии средств в конце статьи).

И вот мы уже можем работать в приближенных к реальным условиям. Но этого тоже мало. Необходимо периодически встречаться для того, чтобы поддерживать отношения. Это легко организовать в какой-нибудь кафешке с Wifi или просто пригласив к себе поработать коллег. В подобной атмосфере взаимоотношения между сотрудниками налаживаются гораздо проще, чем в офисе. В то же время, основную часть рабочего дня вы будете проводить в состоянии потока, потому как ваше пространство будет ограничено вашей командой и проектом. Да и офис можно оставить как место работы для тех, кому дома работать попросту неудобно, так как там много отвлекающих факторов в виде соседей по комнате или семьи. Тогда у каждого сотрудника будет выбор, а выбор стоит многого.

Скептики скажут, что такая схема не будет работать. Одна из возможных причин – это отсутствия контроля за рабочим временем. Хочу заверить вас в том, что бездельника в офисе тоже не так просто отследить. Человек может просто “просиживать штаны”, не делая ничего полезного и изображая видимость тяжелого труда. Формально все будет как положено – 8 часов рабочего времени, но на деле толку будет мало. Работа из дома по описанному шаблону будет работать только для ответственных людей и это очередной шаг на пути самоорганизации команды. Вторая возможная причина – секретные материалы проекта. Эта причина меня всегда смешила. В основном, администрирование рабочих машин и офиса в целом построено так, что человек без труда при желании сможет вынести материалы или отослать их на внешнюю машину. Воспрепятствовать этому практически невозможно. Поэтому стоит ли пытаться? Третья причина – общие ресурсы компании, такие как сервера, почта и системы ведения проектов. Но ведь от них никто не отказывается, ведь при наличии высокоскоростного интернета, можно работать с удаленными ресурсами практически не замечая разницы. Но все это требует вложений и понимания. Есть еще немало полезных советов по организации удаленной команды. Чтобы добиться успеха, нужно инвестировать!

Подведем итоги. У сотрудника появляется выбор: работать из дома или в офисе. При работе из дома есть возможность сильно повысить эффективность работы, больше спать, испытывать меньше стресса, работать в привычной зоне комфорта, не тратить время бесполезно. Компании это дает возможность разгрузить офис от избытка техники, сэкономить на коммуникациях (интернет, телефон, электричество), уменьшить офисные площади и аренду, повысить эффективность работы сотрудников, а значит делать проекты быстрее и дешевле. Но вот сэкономленные деньги нельзя просто положить к себе в карман. Часть из них нужно инвестировать в развитие и поддержку удаленных коммуникаций. Только тогда они будут работать успешно. Городу это дает свободные площади, уменьшение трафика на дорогах, уменьшение пробок. Так давайте же менять мировоззрение, мы же все таки живем в высокотехнологичное время! Подобные технологии и подходы уже используются в западных странах и достаточно успешно. Чем мы хуже?