Я решил поделиться наболевшим и рассказать, что мешает проводить масштабные конференции и прочие IT мероприятия в Киеве. Все, что вы прочитаете далее, основано на личном опыте организации конференций JEEConf, Selenium Camp и нашего нового начинания XP Days Ukraine. Укрепили мои взгляды многочисленные выступления и посещения других IT конференций, организованных совершенно разными компаниями и людьми.

Для начала давайте определимся что такое масштабное мероприятие в моем понимании. В первую очередь, это понятие ассоциируется у меня с большим количеством участников, причем из разных городов или стран (400-1000 человек и более). Во-вторых, это много различных тематических потоков с докладами, мастер-классами, обсуждениями и т.д. Ведь нужно занять чем-то такое количество участников, у которых не всегда полностью совпадают интересы. В-третьих, должно быть много интересных докладчиков, которые бы своими выступлениями качественно покрывали тематику мероприятия. И наконец, масштабное мероприятие длится более одного дня.

Теперь разберемся со словом “мешает”. Понятное дело, что никто не мешает собраться в лесу, выделить каждому докладчику по опушке и провести конференцию. Стоит установить необходимые критерии качества подобного рода мероприятий, чтобы понимать что “мешает” их достичь. Во-первых, необходимо просторное, удобное и оборудованное помещение. Не забываем про количество параллельных потоков. Во-вторых, наличие доступного питания: кофе, чай, печеньки, обеды и т.д. В-третьих, качественное техническое оборудование: звук, проекторы, микрофоны, интернет, розетки и т.д. И наконец, наличие действительно толковых докладчиков. Установив критерии, можно перейти к рассмотрению помех.

Начну с самой главной помехи – это помещение. Дело в том, что конференц-сервис не является в Киеве ни для кого основным бизнесом. Помещение можно арендовать в отеле, выставочном центре, загородном санатории, бизнес-центре и т.д. Но никто не занимается этим бизнесом обособленно. А это автоматически приводит к проблемам, потому что все вышеперечисленные места имеют помещения под свои цели и масштабы. Отели – под среднего размера мероприятия с участием принимаемых гостей, выставочный центр – под презентации и выступления, связанные с большими выставками, бизнес-центры – для проведения бизнес встреч, переговоров и презентаций продуктов. Я привел лишь часть примеров, список можно продолжить. В качестве наглядных примеров я расскажу кратко о помещениях, с которыми мы работали или хотели работать. Это самые подходящие места из найденных нами в Киеве (не полный список, но для примера достаточно).

Первое место заслуженно занимает “Президент Отель”. Многие посещали конференцию AgileEE, которая уже третий год проходит в этом месте. К плюсам данного места стоит отнести тот факт, что они расположены в центре города и имеют достаточно неплохие залы (аккуратные помещения, чистый ковролин, очень просторные холлы, 2 больших зала и 2 небольших). Теперь о минусах. Залы расположены в разных зданиях. В конце весны, летом и в первые месяцы осени это не составляет проблем, если конечно повезет с погодой. Как только начинаются холода или идет дождь, то переходить из здания в здание становится крайне неудобно. Залы не способны распределить людей равномерно и это становится большой проблемой, если не угадать с расположением докладов или иметь сильную равномерную программу. 2 небольших зала способны принять человек по 80-100 максимум, что сразу приводит к стоячим местам, толкучке и прочим неудобствам. А представьте себе конференцию на 1000 человек! Люди физически не смогут попасть на выбранный доклад. Самый главный минус – стоимость услуг. “Президент Отель” заявляет очень немалую цену, при этом все услуги по кофе-паузам и питанию оказывают исключительно они. А это еще больше увеличивает цену. Как результат, это отражается на стоимости участия в конференции. И, как следствие, уменьшает количество желающих ее посетить. Получается замкнутое кольцо, которое не позволяет собрать большую аудиторию и провести масштабное мероприятие. Вы спросите: “А как же спонсоры?”. О них мы поговорим ниже.

На втором месте расположился МВЦ (Международный Выставочный Центр) на станции метро Левобережная. В этой локации чуть получше обстоят дела с размерами помещений. 14 залов различной вместимости могут вместить практически любую аудиторию. С ценами тут тоже все гораздо приятнее. Местное кафе может обеспечить качественный сервис по организации кофе-пауз и обедов. Но и тут не обошлось без минусов. Как я уже говорил, конференц-сервис не является для них основным бизнесом. Поэтому весь спектр услуг и сервиса направлен в первую очередь на обслуживание больших выставок. Залы разбросаны по разным частям огромной территории МВЦ и выбрать несколько больших залов в непосредственной близости друг от друга достаточно сложно. А это опять доставляет неудобства при плохой погоде. Дополнительную проблему составляют выставки. Монтаж, демонтаж, да и сама выставка могут мешать докладчику и участникам посторонним шумом.

Третье место занимает выставочный центр “Киев Экспо Плаза”. О нем много писать не буду, потому что часть проблем очень похожи на МВЦ. Залы тут расположены в одном месте, что значительно упрощает участникам жизнь. Вот зато с входом и наличием холла большие проблемы. Для того, чтобы попасть к залам, нужно пересечь весь павильон. А это, особенно при монтаже или демонтаже выставки, не очень приятная прогулка. Также стоит отметить менее удачное расположение, чем у предыдущих мест.

Четвертое место занимает отель “Братислава”. Большое преимущество этого места в наличии трех больших залов вместимостью более 130 человек, что дает возможность распределить участников более равномерно. Но этого все равно мало для масштабной конференции. Достаточно неплохой сервис по обедам и кофе-паузам. Самым главным минусом я бы назвал “советский ремонт”. Холл отеля разительно отличается от залов, в которых ремонт не делался действительно по-моему с советских времен. Поэтому для серьезного мероприятия с участием множества иностранных гостей данное место не очень подходит.

Есть еще несколько мест, о которых стоило бы рассказать, но не хватает сил и времени: выставочный центр “АККО Интернешнл”, отель “Русь”, бизнес-центр “Парус” и некоторые другие. Я буду рад ответить на вопросы по поводу этих и других мест.

Как я и обещал, мы поговорим о спонсорах и финансовой поддержке масштабных мероприятий. Тут ситуация более чем печальная. Наличие на рынке очень больших компаний практически не отражается на финансировании масштабных конференций. Компании просто не хотят вкладывать в это деньги. Причина проста – они не видят в этом прямой выгоды. Не раз приходилось разговаривать с представителями разных компаний и слышать фразу: “Конференции не приносят нам новых сотрудников, а пиара нам и так хватает…”. Но дело совершенно не в найме сотрудников и не в пиаре. Дело в развитии IT сообщества и, в том числе, сотрудников своей же компании. Масштабная конференция дает людям возможность в короткие сроки получить кучу полезного материала, встретиться с коллегами и ведущими специалистами отрасли, найти ответы на свои вопросы, набраться новых идей и получить толчок в собственном развитии. Все это очень быстро отражается на работе в проектах компании – внедряются новые методики, практики, инструменты, языки программирования и т.д. Именно качественные масштабные мероприятия помогают в этом. А это то, за счет чего Украинские компании получают прибыль и конкурируют на рынке с Индией, Китаем и другими странами. Отсутствие финансовой поддержки автоматически увеличивает стоимость участия в конференции и сразу ударяет по ее масштабности.

Следующая проблема достаточно небольшая, но очень непонятная и надоедливая. Связана она с обеспечением бесперебойного интернета. На большей части конференций интернет падает очень быстро или не хватает канала для всех желающих. А мы, напомню, живем в 21-ом веке – веке технологий и технологического прогресса. Тем более непонятен тот факт, что дома большая часть из нас имеет хороший канал за 10-30$ в месяц без учета стоимости оборудования (тут каждый выбирает что нравится). Конференц-сервис в Киеве делится на 3 типа: интернета вообще нет, интернет есть, но очень дорого, и интернет есть, но очень мало. Дорого – это действительно дорого (около 1000$ в день за канал 40MB без оборудования). А отсутствие интернета сразу же порождает недовольство среди участников и неприятные отзывы. В некоторых локациях выхода просто нет. В других приходится выкручиваться с помощью 4G/3G интернета. Это дико и ужасно неудобно.

Последняя проблема, о которой я хочу поговорить, касается докладчиков. Нам всем хотелось бы видеть и слышать на конференции тех, чьи имена нам хорошо известны, чьи книги и статьи мы читаем, кого считаем грамотным профессионалом. Но зачастую эти люди уже не занимаются разработкой и живут исключительно за счет выступлений и тренингов. Для них это бизнес и основной хлеб, а значит условия они выдвигают очень неудобные для организаторов. Финансовые затраты на приглашение “звездного” докладчика очень высоки. Чем более масштабное мероприятие, тем больше необходимо докладчиков. А это очень сильно бьет по бюджету конференции. Без спонсорской поддержки это сразу отражается на стоимости конференции для участников, а значит и на их количестве. И вот опять тот самый замкнутый круг, который не дает делать конференции действительно масштабными.

Все остальное по сути не проблемы, а просто технические сложности, которые можно легко преодолеть. Я все таки надеюсь, что ситуация со временем изменится и замкнутый круг разорвется. Мы сможем посещать конференции наподобие Agile 2011 или JavaOne 2011. Ведь силы и желание для организации такого уровня событий есть, надо только побороть описанные проблемы.