Что мешает проводить масштабные конференции в Киеве?

Я решил поделиться наболевшим и рассказать, что мешает проводить масштабные конференции и прочие IT мероприятия в Киеве. Все, что вы прочитаете далее, основано на личном опыте организации конференций JEEConf, Selenium Camp и нашего нового начинания XP Days Ukraine. Укрепили мои взгляды многочисленные выступления и посещения других IT конференций, организованных совершенно разными компаниями и людьми.

Для начала давайте определимся что такое масштабное мероприятие в моем понимании. В первую очередь, это понятие ассоциируется у меня с большим количеством участников, причем из разных городов или стран (400-1000 человек и более). Во-вторых, это много различных тематических потоков с докладами, мастер-классами, обсуждениями и т.д. Ведь нужно занять чем-то такое количество участников, у которых не всегда полностью совпадают интересы. В-третьих, должно быть много интересных докладчиков, которые бы своими выступлениями качественно покрывали тематику мероприятия. И наконец, масштабное мероприятие длится более одного дня.

Теперь разберемся со словом “мешает”. Понятное дело, что никто не мешает собраться в лесу, выделить каждому докладчику по опушке и провести конференцию. Стоит установить необходимые критерии качества подобного рода мероприятий, чтобы понимать что “мешает” их достичь. Во-первых, необходимо просторное, удобное и оборудованное помещение. Не забываем про количество параллельных потоков. Во-вторых, наличие доступного питания: кофе, чай, печеньки, обеды и т.д. В-третьих, качественное техническое оборудование: звук, проекторы, микрофоны, интернет, розетки и т.д. И наконец, наличие действительно толковых докладчиков. Установив критерии, можно перейти к рассмотрению помех.

Начну с самой главной помехи – это помещение. Дело в том, что конференц-сервис не является в Киеве ни для кого основным бизнесом. Помещение можно арендовать в отеле, выставочном центре, загородном санатории, бизнес-центре и т.д. Но никто не занимается этим бизнесом обособленно. А это автоматически приводит к проблемам, потому что все вышеперечисленные места имеют помещения под свои цели и масштабы. Отели – под среднего размера мероприятия с участием принимаемых гостей, выставочный центр – под презентации и выступления, связанные с большими выставками, бизнес-центры – для проведения бизнес встреч, переговоров и презентаций продуктов. Я привел лишь часть примеров, список можно продолжить. В качестве наглядных примеров я расскажу кратко о помещениях, с которыми мы работали или хотели работать. Это самые подходящие места из найденных нами в Киеве (не полный список, но для примера достаточно).

Первое место заслуженно занимает “Президент Отель”. Многие посещали конференцию AgileEE, которая уже третий год проходит в этом месте. К плюсам данного места стоит отнести тот факт, что они расположены в центре города и имеют достаточно неплохие залы (аккуратные помещения, чистый ковролин, очень просторные холлы, 2 больших зала и 2 небольших). Теперь о минусах. Залы расположены в разных зданиях. В конце весны, летом и в первые месяцы осени это не составляет проблем, если конечно повезет с погодой. Как только начинаются холода или идет дождь, то переходить из здания в здание становится крайне неудобно. Залы не способны распределить людей равномерно и это становится большой проблемой, если не угадать с расположением докладов или иметь сильную равномерную программу. 2 небольших зала способны принять человек по 80-100 максимум, что сразу приводит к стоячим местам, толкучке и прочим неудобствам. А представьте себе конференцию на 1000 человек! Люди физически не смогут попасть на выбранный доклад. Самый главный минус – стоимость услуг. “Президент Отель” заявляет очень немалую цену, при этом все услуги по кофе-паузам и питанию оказывают исключительно они. А это еще больше увеличивает цену. Как результат, это отражается на стоимости участия в конференции. И, как следствие, уменьшает количество желающих ее посетить. Получается замкнутое кольцо, которое не позволяет собрать большую аудиторию и провести масштабное мероприятие. Вы спросите: “А как же спонсоры?”. О них мы поговорим ниже.

На втором месте расположился МВЦ (Международный Выставочный Центр) на станции метро Левобережная. В этой локации чуть получше обстоят дела с размерами помещений. 14 залов различной вместимости могут вместить практически любую аудиторию. С ценами тут тоже все гораздо приятнее. Местное кафе может обеспечить качественный сервис по организации кофе-пауз и обедов. Но и тут не обошлось без минусов. Как я уже говорил, конференц-сервис не является для них основным бизнесом. Поэтому весь спектр услуг и сервиса направлен в первую очередь на обслуживание больших выставок. Залы разбросаны по разным частям огромной территории МВЦ и выбрать несколько больших залов в непосредственной близости друг от друга достаточно сложно. А это опять доставляет неудобства при плохой погоде. Дополнительную проблему составляют выставки. Монтаж, демонтаж, да и сама выставка могут мешать докладчику и участникам посторонним шумом.

Третье место занимает выставочный центр “Киев Экспо Плаза”. О нем много писать не буду, потому что часть проблем очень похожи на МВЦ. Залы тут расположены в одном месте, что значительно упрощает участникам жизнь. Вот зато с входом и наличием холла большие проблемы. Для того, чтобы попасть к залам, нужно пересечь весь павильон. А это, особенно при монтаже или демонтаже выставки, не очень приятная прогулка. Также стоит отметить менее удачное расположение, чем у предыдущих мест.

Четвертое место занимает отель “Братислава”. Большое преимущество этого места в наличии трех больших залов вместимостью более 130 человек, что дает возможность распределить участников более равномерно. Но этого все равно мало для масштабной конференции. Достаточно неплохой сервис по обедам и кофе-паузам. Самым главным минусом я бы назвал “советский ремонт”. Холл отеля разительно отличается от залов, в которых ремонт не делался действительно по-моему с советских времен. Поэтому для серьезного мероприятия с участием множества иностранных гостей данное место не очень подходит.

Есть еще несколько мест, о которых стоило бы рассказать, но не хватает сил и времени: выставочный центр “АККО Интернешнл”, отель “Русь”, бизнес-центр “Парус” и некоторые другие. Я буду рад ответить на вопросы по поводу этих и других мест.

Как я и обещал, мы поговорим о спонсорах и финансовой поддержке масштабных мероприятий. Тут ситуация более чем печальная. Наличие на рынке очень больших компаний практически не отражается на финансировании масштабных конференций. Компании просто не хотят вкладывать в это деньги. Причина проста – они не видят в этом прямой выгоды. Не раз приходилось разговаривать с представителями разных компаний и слышать фразу: “Конференции не приносят нам новых сотрудников, а пиара нам и так хватает…”. Но дело совершенно не в найме сотрудников и не в пиаре. Дело в развитии IT сообщества и, в том числе, сотрудников своей же компании. Масштабная конференция дает людям возможность в короткие сроки получить кучу полезного материала, встретиться с коллегами и ведущими специалистами отрасли, найти ответы на свои вопросы, набраться новых идей и получить толчок в собственном развитии. Все это очень быстро отражается на работе в проектах компании – внедряются новые методики, практики, инструменты, языки программирования и т.д. Именно качественные масштабные мероприятия помогают в этом. А это то, за счет чего Украинские компании получают прибыль и конкурируют на рынке с Индией, Китаем и другими странами. Отсутствие финансовой поддержки автоматически увеличивает стоимость участия в конференции и сразу ударяет по ее масштабности.

Следующая проблема достаточно небольшая, но очень непонятная и надоедливая. Связана она с обеспечением бесперебойного интернета. На большей части конференций интернет падает очень быстро или не хватает канала для всех желающих. А мы, напомню, живем в 21-ом веке – веке технологий и технологического прогресса. Тем более непонятен тот факт, что дома большая часть из нас имеет хороший канал за 10-30$ в месяц без учета стоимости оборудования (тут каждый выбирает что нравится). Конференц-сервис в Киеве делится на 3 типа: интернета вообще нет, интернет есть, но очень дорого, и интернет есть, но очень мало. Дорого – это действительно дорого (около 1000$ в день за канал 40MB без оборудования). А отсутствие интернета сразу же порождает недовольство среди участников и неприятные отзывы. В некоторых локациях выхода просто нет. В других приходится выкручиваться с помощью 4G/3G интернета. Это дико и ужасно неудобно.

Последняя проблема, о которой я хочу поговорить, касается докладчиков. Нам всем хотелось бы видеть и слышать на конференции тех, чьи имена нам хорошо известны, чьи книги и статьи мы читаем, кого считаем грамотным профессионалом. Но зачастую эти люди уже не занимаются разработкой и живут исключительно за счет выступлений и тренингов. Для них это бизнес и основной хлеб, а значит условия они выдвигают очень неудобные для организаторов. Финансовые затраты на приглашение “звездного” докладчика очень высоки. Чем более масштабное мероприятие, тем больше необходимо докладчиков. А это очень сильно бьет по бюджету конференции. Без спонсорской поддержки это сразу отражается на стоимости конференции для участников, а значит и на их количестве. И вот опять тот самый замкнутый круг, который не дает делать конференции действительно масштабными.

Все остальное по сути не проблемы, а просто технические сложности, которые можно легко преодолеть. Я все таки надеюсь, что ситуация со временем изменится и замкнутый круг разорвется. Мы сможем посещать конференции наподобие Agile 2011 или JavaOne 2011. Ведь силы и желание для организации такого уровня событий есть, надо только побороть описанные проблемы.

Обсуждение (26)

Анастасия, я веду разговор не о компаниях-посредниках, которые занимаются самой организацией. Речь идет о нехватке площадок для масштабных мероприятий. Организовывать у нас и самих неплохо получается. 🙂

Николай, могу заметить, что Вы не совсем корректно выразились об отсутствии конференц-сервиса в Украине. Есть порядка 10 компаний, которые занимаются предоставлением услуг по организации конференций и прочих деловх мероприятий профессиоально. Компания, в которой я работаю, в том числе, входит в тройку лучших. Так что если нужна помощь, обращайтесь!

Удобно для международной конференции – это недалеко от центра, около отелей и в пешей досягаемости от метро…

Николай, по поводу расположения: 7 мин от метро КПИ (442 маршрутка сразу возле выхода, отправляется каждые 2 мин). По поводу питания: могу дать контакт ответственного за этот вопрос человека, – можете договориться как вам надо.
Я вас не агитирую выбирать именно этот вариант. Насколько я понял, вас интересовало только помещение, а я зарабатываю на услугах по организации, а не на аренде.

В НАУ ездили посмотреть. Залы нормальные, но очень пугает расположение (черезчур неудобно добираться), а также организация питания. Но как вариант взяли в работу.

Пока работаем сразу с несколькими. Окончательный выбор еще не сделали. 🙁

К посту #16.
Александр, можете дернуть меня в скайпе – vldcorp?

Николай, так что же по итогу выбрали? Какие там условия?

Добрый день.
Я сотрудник Национального Авиационного университета. Мы периодически организовываем свои тематические конференции, в том числе крупные, международного масштаба. На определенном этапе стал вопрос о регистрации отдельной фирмы для решения всего спектра вопросов, поскольку любая крупная гос. структура довольно инертна, и мало пригодна для оперативной деятельности. Сейчас мы работаем с университетом как подрядчик для организации конференций, используя по мере необходимости университетские залы, аудитории, кафе. Помещений достаточно много на любой вкус – можно сделать конференцию от 10 до 1000 чел. Конечно, надо все заранее согласовывать, но цены вполне демократичные. Фуршеты, банкеты, кофе-брейки – все очень качественно и недорого. С интернетом проблем нет. Что касается финансирования – спонсоров найти трудно, поэтому мы делали конференции за счет регистрационных взносов участников. Просчитываются ожидаемые затраты и количество участников, устанавливаются взносы (могут быть разными для разных категорий участников) и на эти деньги все делается. То есть фактически, мы можем сделать конференцию с нуля. Если есть вопросы – обращайтесь.
Александр.

Как же точно сказано в предыдущем комменте- «бизнес по-украински».

К сожалению, данное явление называется “бизнес по-украински”. И проявляется он почти повсеместно. Но ничего, есть порох в пороховницах. 😉

Если проблема на столько глобальная, давайте что-нибудь сделаем.
Подумать и описать как должно выглядеть место для конференций нашей мечты и сколько денег можно на этом зарабатывать. У меня, например, родители – архитекторы, общаются с людьми, которые строят и вкладывают деньги в недвижимость. Можно попробовать найти инвесторов.

Поделюсь нашими последними “приключениями” из области поиска удачных мест для проведения масштабных конференций. По опыту наших зарубежных коллег обратились в кинотеатры. Так вот, наши отечественные кинотеатры за 3 зала “зарядили” (иначе не назовешь) от $10000 до $30000 (долларов, долларов, не сомневайтесь). За эти деньги можно снять и Русь и Президент Отель вместе взятые. Я даже боюсь подумать сколько будет стоить полная программа на весь день в таком “звездном” кинотеатре с обедами и кофе паузами. 🙂

В АККО есть два зала среднего размера, но они очень узкие и с задних рядов слабо видно. Я был там на одном тренинге. А павильон сдается просто как выставочная площадь. Надо ставить перегородки, но и они не дают нормальной звукоизоляции. Сужу по конференции IT-Jam. Да и недешево отнюдь.

Русь не потянет столько народа. Разве что задействовать еще рестораны. Они достаточно вместительные, но тогда надо между этажами бродить.

В Парусе не видел еще чтобы проходила конференция больше двух потоков. Но вот 16 числа сам заеду посмотреть. По описанию не вариант.

Можно услышать про то, что не было сказано?
«АККО Интернешнл», отель «Русь», бизнес-центр «Парус» и некоторые другие.

Некоторые места я уже перечислил. Есть еще пару безумных идей, но неизвестно насколько реальных. Я думаю, что мы на следующей неделе определимся с местом.

И все же, где в Киеве можно провести конфу на 500 человек?

Спасибо за отзыв. Высказал наболевшее. У нас назревает еще одна конференция в декабре и это головняк еще тот. 🙂

Какая хорошая статья. Низкий поклон автору. Как четко написано то, с чем регулярно приходится сталкиваться. Правда, причем не только киевская.

Это и правда очень отличный бизнес-проект. Пол года назад общался с человеком получившим MBA. Он жалел, что раньше эта идея не пришла в голову. Но думаю скоро на рынке появится предложение. Так как спрос есть.

Самое прикольное, что идут реально сплошным потоком. Просто из разных отраслей. И бизнес прибыльный очень. Вот только затраты начальные большие.

А есть смысл заниматься этим как отдельным бизнесом? События ведь не идут сплошным потоком.

эх. реально лес\парк было бы круто, но не зимой\дождём 🙂

по последней проблеме – мне очень нравится формат unconference. даёшь больше простого народу с реальным опытом вместо повторений докладов от “гуру”, которые и так доступны в инете (новья у них раз-два и обчёлся).

а инет для меня загадка уже который год.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *