В эту субботу, 4 февраля, мы провели очередную онлайн конференцию на платформе IT Brunch. В этот раз она называлась «Time Management» и собрала тех, кто интересуется управлением собственным временем. На конференцию зарегистрировалось 562 человека, а количество одновременно слушающих участников доходило до 260. Почитать комментарии участников, найти полезную информацию и проследить за ходом конференции можно в ленте Twitter.

Я выступил на конференции с докладом “Pomodoro 2 года спустя”. Почти 2 года назад я стал применять технику Pomodoro для лучшего управления рабочим временем. Данная техника мне помогает и по сей день. В докладе я рассказал, что и как поменялось для меня за это время, почему я по-прежнему пользуюсь этой техникой и как она помогает мне в реальной жизни. Я уже подготовил слайдкаст для всех, кто не смог принять участие в конференции, но интересуется данной темой:

Есть еще видео-вариант:

От участников поступило множество вопросов и я хотел бы еще раз ответить на них в этом обзоре. Если вы не успели задать свой вопрос или он у вас появился после прослушивания доклада, то поделитесь им в комментариях и я постараюсь ответить.

Вопрос: Что значит Помодоро должен закончится? Получить результат или просто нужно прерваться для отдыха?
Ответ: Это означает, что вы должны оторваться от работы и сделать перерыв. Обычно, когда Pomodoro завершается, я в голове подвожу мини итог и прикидываю что буду делать в следующем Pomodoro. Но это отнюдь не значит, что все задачи длиной в один Pomodoro.

Вопрос: Эстимейтите ли Вы количество помодоров для одной задачи?
Ответ: Обязательно! Это неотъемлемая часть техники Pomodoro. Ежедневные оценки личных задач сильно поднимают уровень точности оценок.

Вопрос: Как синхронизировать помидоры с коллегами? Часто кто-то приходит с вопросом посередине помидора.
Ответ: Вы должны попытаться “защитить” текущий Pomodoro от вторжения извне. Отложите решение вопроса, если он не супер срочный. Но обязательно вернитесь к вопросу, когда Pomodoro будет завершен. Если у вас в команде несколько человек использует технику Pomodoro, то предложите синхронизировать расписание. Это поможет вам не только не отвлекать друг друга во время сфокусированной работы, но и делать перерывы вместе.

Вопрос: А что если помодоро кончился быстрее 25 минут?
Ответ: Ничего страшного. Вы можете либо устроить перерыв пораньше либо взять еще небольшую задачу до конца Pomodoro. Самое главное чтобы вы проанализировали почему так произошло и следующий раз не допустили такого при планировании. Мелкие задачи обычно группируют.

Вопрос: Стоит ли пробовать разные отрезками времени для помодоро – 10/25/50 минут? И для каких задач нужны длинные и короткие помодоры?
Ответ: Длина Pomodoro должна быть не слишком короткой, чтобы вы успевали что-то значимое сделать, но и не чересчур большой, потому что частота прерываний будет увеличиваться, а гибкость в вашей работе будет уменьшаться. Но это достаточно индивидуально. Длина 25 была выбрана для удобства планирования рабочего дня. С перерывом в 5 минут получается, что один Pomodoro занимает полчаса.

Вопрос: Успеваешь ли ты реально сделать 12 помодоро в день?
Ответ: 12 – это идеал, к которому нужно стремиться. Получится ли его достигнуть зависит от количества прерываний в вашей работе. Раньше я достаточно часто делал по 12 Pomodoro в день. Сейчас реже, но минимум 10 делаю каждый день.

Вопрос: Чем заниматься, если выполняешь задачу быстрее запланированного и в помодоро остается время?
Ответ: На этот вопрос я уже отвечал выше.

Вопрос: Т.е. если я неверно оценил задачу в помодорах, и не успел ее выполнить, я её просто бросаю и приступаю к следующей?
Ответ: Конечно нет. Вы должны остановиться и разобраться почему так произошло. После этого переоцените задачу и продолжайте работать над ней, если она до сих пор остается самой приоритетной. Я еще часто прибегаю к технике разбиения задачи на подзадачи. Если я не успел вложиться в оценку и вижу, что работы еще много, то я выделяю отдельную задачу на остаток работы и оцениваю ее отдельно. Главное – постараться не допускать такого в будущем.

Вопрос: Можно ли планировать разное количество помодоров в разные дни, например, 10 помодор в понедельник и 5 в пятницу, так как ты знаешь, что к пятнице твоя эффективность падает?
Ответ: Вы не планируете какое количество Pomodoro вы сделаете за день. Просто работаете по этой технике и смотрите сколько получается. Статистика легко покажет когда вы более эффективны, а когда менее. Но это лишь информация для анализа.

Вопрос: А не было проблем с перерывом между помодорами, с тем что он больше 5 минут? Как это побороть?
Ответ: Перерывы иногда и получаются больше 5 минут. Например, когда вы идете решать с кем-то вопрос, говорите по телефону или участвуете в неконтролируемом митинге. Тут скорее речь о том, что как минимум 5 минут вам нужно отдохнуть перед тем как браться снова за задачу. Длина перерывов будет влиять на количество Pomodoro, которые вы успеваете сделать за день. А это позволяет вам судить о собственной эффективности и работать над ее улучшением.

Вопрос: Всякие митинги, конференции и т.д. правильно ли я понимаю, что они выходят за пределы техники помодоро?
Ответ: Митинги и разнообразные встречи также советуют лимитировать по времени. Делаете ли вы это по технике Pomodoro или просто засекаете время – ваш выбор. Но это уже не ваше личное время и часто его тяжело оценить. Поэтому в общей технике оно не участвует. Но, если у вас все под контролем, то легко может участвовать.

Вопрос: Можно ли считать перерывом между помодорами проверку почты и чатов?
Ответ: Самое главное – это отдых от той работы, которую вы делали во время Pomodoro. Поэтому вид активности во время перерыва очень сильно зависит от этого. Для некоторых задач предложенный тип перерыва уместен, но стоит его сменять как можно чаще, чтобы реальный отдых все таки был.

Вопрос: Как втиснуть в “поимодры” митинги по 1 часу?
Ответ: Вопрос в том, нужно ли втискивать. Если вы знаете, что у вас есть митинг на час, то в этот день вы просто сделаете меньше Pomodoro. Это не проблема. Как раз наоборот. Вы увидите какие внешние факторы мешают вам быть максимально эффективным.

Вопрос: Что, если ви не успели закончить активити в течении одного помодоро?
Ответ: Это снова повтор вопроса, на который я отвечал выше.

Вопрос: ТМ – нужно начинать применять с верху вниз. Т.е. начиная от топ-менеджеров и заканчивая рядовыми сотрудниками. По-другому любые техники – не очень эффективны. Коллеги, что вы думаете по этому поводу?
Ответ: Техника Pomodoro является личной, а не групповой. Поэтому может внедряться кем угодно вне зависимости от уровня. Конечно, если лидер команды или компании использует технику и люди видят ее пользу, то она гораздо быстрее распространится. А в остальном реально не вижу разницы.

Вопрос: Как быть если задача очень большая и сложная, что на старте не понятно как её разбить?
Ответ: Тут сама техника приходит к вам на помощь. Запрещено оставлять задачу без оценки или оценивать ее больше 8 Pomodoro. Это заставляет вас дробить задачи и оценивать их. Я часто использую исследовательский Pomodoro, целью которого как раз и служит более детальное изучение задачи с целью разбиения на подзадачи. Это может быть несколько Pomodoro, важно ограничивать подобные активности по времени.

Вопрос: А если часть большой задачи разбивается на целый помидор и на очень маленький (5-10) мин?
Ответ: Если такое случилось пару раз, то ничего страшного. Вы просто комбинируете ее с чем-то еще и заполняете Pomodoro. Если такое случается постоянно, то вам стоит задуматься над уменьшением длины Pomodoro. Возможно у вас мелкие задачи и вам не хватает гибкости, которую дает уменьшение длины.

Вопрос: Николай, работает ли на практике pomodoro для менеджеров? Как быть с митингами, общением с людьми?
Ответ: Я думаю, что работать будет замечательно и от этого выиграет вся команда. Ведь часто некоторые менеджеры бегают и всех отвлекают по своим делам. Это выводит человека из фокуса и ему требуется время, чтобы вернуться в фокус. Иногда много времени. Получается, что менеджеры тратят время других людей понапрасну. Техника Pomodoro поможет навести порядок и даст больше информации для анализа своей продуктивности.